Guía completa para la gestión de inventarios

¿Reconoce el término "gestión de inventarios", pero no está seguro de lo que implica o de cómo proceder? La gestión de inventarios, o control de inventarios, es la gestión adecuada del número y la ubicación de almacenamiento de los productos que se venden para evitar la escasez y las entregas erróneas.

Este artículo ofrece una explicación de los fundamentos de la gestión de inventarios, desde su finalidad e importancia hasta los retos y soluciones para las operaciones de gestión de inventarios.

¿Qué es el inventario?

Las existencias comprenden los productos que se venden y se almacenan en almacenes y otros lugares, y pueden considerarse las existencias de una empresa. Dependiendo del sector, lo que se clasifica como inventario puede variar.

Concretamente, en el sector minorista, incluida la alimentación, las existencias se refieren a los "productos", que no se exponen en las estanterías de las tiendas, sino que se almacenan en trastiendas o almacenes. Además, en la industria manufacturera, las materias primas, el trabajo en curso y la mercancía se tratan como inventario, cada uno gestionado a su manera. Otro ejemplo son las empresas industriales que almacenan estratégicamente piezas de repuesto para su distribución, lo que les permite satisfacer con prontitud las demandas de sus clientes. Las organizaciones sanitarias pueden almacenar diligentemente suministros y equipos médicos críticos para apoyar la atención al paciente.

Además, los consumibles, como el material de oficina, que no están a la venta, pero que los empleados necesitan para generar ingresos, también se tratan como existencias. Un proveedor logístico externo (3PL ) almacena y gestiona muchos tipos de existencias en nombre del cliente, garantizando soluciones de almacenamiento seguras y organizadas.

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios consiste en regular la cantidad de existencias que vende la empresa de manera que se ajuste a la situación actual. En la práctica, los principales objetivos de la gestión de existencias son "mantener niveles óptimos de existencias" y "maximizar los beneficios minimizando el desperdicio de existencias".

Si la gestión del inventario se realiza correctamente, no se producen problemas como el exceso o la falta de existencias, sino que se reducen los costes y aumenta la eficacia operativa. En la realidad, sin embargo, hay casos en los que se descuida la gestión adecuada del inventario, lo que provoca la pérdida de oportunidades de venta causadas por la falta de existencias o el exceso de inventario, así como gastos adicionales debidos a la presión del almacén.

En resumen, la gestión eficaz del inventario es una responsabilidad de vital importancia para cualquier empresa y debe abordarse con meticulosa atención.

Métodos de gestión de inventarios 

Entre los métodos de gestión de inventarios se incluye la gestión de ubicaciones, en la que cada producto se almacena en una estantería o ubicación específica. Esto se gestiona según unas normas creadas por la empresa.

Por ejemplo, si los productos se gestionan en estanterías, los productos están separados por niveles, la ubicación de almacenamiento de cada producto es fija y los productos no se mezclan al entrar y salir del almacén. Con la gestión por ubicaciones, se conoce la ubicación en estanterías de cada producto, lo que significa que no habrá discrepancias con los libros de contabilidad para la gestión del inventario.

Almacenamiento y gestión de existencias como términos diferentes

La gestión de almacenes engloba todas las operaciones esenciales necesarias para un funcionamiento eficiente del almacén, incluida la gestión eficaz del inventario, las mercancías y los productos almacenados en las instalaciones, así como la asignación de los empleados a las distintas tareas.

El objetivo de la gestión de almacenes es evitar errores y retrasos en las entregas y mantener la calidad de las operaciones logísticas. La gestión de inventarios, por su parte, pretende mejorar la rentabilidad garantizando un recuento preciso de las existencias, una asignación óptima de los empleados y una gestión eficaz de los equipos.

Por lo tanto, a pesar de la similitud terminológica, la gestión de almacenes y la gestión de inventarios tienen objetivos y entidades distintas que supervisar.

¿Para qué sirve la gestión de inventarios?

El objetivo de la gestión de inventarios es controlar las ventas, reducir los costes de distribución y asignar fondos de forma eficaz. Mediante la aplicación de prácticas eficientes de gestión de inventarios, las empresas pueden satisfacer las demandas de los clientes en el momento oportuno, reduciendo las oportunidades de venta perdidas y, en última instancia, aumentando la rentabilidad.

Además, aunque la gestión del inventario conlleva costes de mano de obra y almacenamiento, es esencial para mitigar los riesgos asociados al exceso de existencias y a la escasez, así como para garantizar una gestión precisa de las ventas.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

La gestión del inventario es importante, ya que está directamente relacionada con los beneficios y las condiciones comerciales de una empresa. Acumular un exceso de inventario puede inundar su almacén de mercancías, impidiéndole almacenar el inventario que realmente necesita y, en última instancia, obstaculizando las ventas. Además, la situación de la empresa puede deteriorarse debido a problemas como los elevados costes de almacenamiento.

La gestión del inventario es de suma importancia, ya que aunque reduzca los precios para deshacerse del exceso de existencias, no necesariamente se traducirá en una mejora de los beneficios.

Retos asociados a la gestión manual del inventario

Antes de plantearse la automatización y mientras las operaciones sigan siendo manuales, la gestión de inventarios puede plantear varios retos.

Errores humanos que provocan imprecisiones en el registro

Cuando la gestión del inventario se hace manualmente, es fácil cometer errores al registrar cuándo se reciben o se expiden las mercancías o los productos. Si se comete un error al registrar los recuentos de inventario, las ventas pueden caer debido a la escasez o se pueden producir desperdicios por exceso de existencias, lo que se traduce en una disminución de la productividad.

Exceso o falta de existencias por mala gestión

Cuando se produce una mala gestión, el número de pedidos realizados también se ve afectado, lo que provoca un exceso o una falta de existencias. Como consecuencia, la empresa no puede realizar pedidos de los productos necesarios, lo que se traduce en menores beneficios debido a la escasez de existencias y a la pérdida de oportunidades de venta.

Localizar la mercancía puede llevar mucho tiempo

Cuando se recibe y se envía el inventario, no hay un lugar/estantería donde organizarlo, lo que dificulta la localización de los productos almacenados. Si la gestión de la ubicación del inventario no se ejecuta correctamente, la eficiencia puede verse afectada negativamente, ya que puede llevar un tiempo y un esfuerzo considerables localizar dónde están almacenados los artículos.

Incapacidad para gestionar el sistema por falta de personal

Aunque se implante un sistema de gestión de inventarios para mejorar la eficiencia, es posible que no pueda funcionar correctamente por falta de mano de obra.

Por ejemplo, si el sistema lo gestiona un solo empleado, puede que se personalice demasiado y que otros empleados no sean capaces de manejarlo. Antes de introducir el sistema, conviene estudiar a fondo la asignación de empleados y el funcionamiento del sistema.

El reto de sistematizar las operaciones convencionales

Cuando se opta por sistematizar la gestión de inventarios para mejorar la eficiencia, es esencial reconocer que no siempre es factible apoyar plenamente las operaciones empresariales existentes. Elegir un sistema únicamente por su bajo coste y sus funciones suele conducir a una sistematización incompleta que deja aspectos de la empresa sin abordar. Por lo tanto, seleccionar un producto que se adapte al flujo empresarial único de su empresa es fundamental para lograr una integración completa del sistema.

Existe una enorme cantidad de información para las decisiones de gestión, y es difícil recuperarla. La gestión de inventarios se utiliza no sólo para gestionar los productos, sino también como información para las decisiones de gestión, ya que está relacionada con las ventas. Estar atentos a los datos de gestión de inventarios y comprender cómo se venden los productos se convierte en material para plantearse cómo acercarse a los clientes objetivo.

Sin embargo, cuanto mayor es el número de productos en la gestión de inventarios, más información se recupera, lo que facilita el uso de la información para la toma de decisiones de gestión.

Los procedimientos empresariales no están normalizados

Con frecuencia, las operaciones de gestión de inventarios se realizan manualmente y pueden depender de personas concretas, lo que provoca una falta de estandarización e incoherencia en los procedimientos de un empleado a otro.

Si el responsable difiere según la categoría de producto, suelen surgir problemas, como no poder entender los detalles del trabajo sin preguntar al responsable. Además, si cada empleado tiene un procedimiento diferente para la misma tarea, es un reto saber a qué remitirse para unificar los procedimientos de trabajo.

3 formas de mejorar la gestión del inventario

Para hacer frente a los retos de la gestión de inventarios, hay tres enfoques eficaces a tener en cuenta: aplicar estrictamente las normas y directrices, realizar comprobaciones periódicas del inventario e implantar un sistema sólido. Estas estrategias pueden mejorar significativamente la precisión, la eficiencia y la eficacia general de los procesos de gestión de inventarios dentro de una organización.

Hacer cumplir las normas y directrices

Si la gestión del inventario difiere de un empleado a otro, se convertirá en una tarea personalizada y no podrá gestionarse adecuadamente. En concreto, decida dónde se almacenan los productos y gestione las ubicaciones para determinar qué productos se almacenan dónde y en qué cantidades.

Si todos los empleados siguen las normas de gestión de ubicaciones, mejorará la eficacia del inventario y el tiempo necesario para buscar la mercancía, por eso es importante establecer firmemente las normas y hacer que se cumplan.

Realizar controles periódicos del inventario

La periodicidad de los recuentos de existencias varía según las empresas: algunas los realizan a final de mes, a final de año o a final del ejercicio fiscal.

Si hay una discrepancia en el recuento del inventario, se requiere mucho trabajo para buscar el artículo o comprobar las listas de picking anteriores. Sin embargo, cuanto menor sea el intervalo entre los recuentos de inventario, más precisa será la gestión de los datos y los recuentos reales. En caso de discrepancias en los recuentos de inventario, resulta más fácil identificar la causa raíz.

Un recuento preciso de las existencias puede ayudar a evitar pedidos erróneos y a garantizar que los artículos se pidan a tiempo y cuando se necesiten. Para mejorar la productividad, es aconsejable realizar recuentos de inventario con regularidad durante un breve periodo de tiempo.

Implantar un sólido sistema de inventario

Un sistema de gestión de inventarios le permitirá realizar un seguimiento en tiempo real del almacenamiento de existencias y del estado de los envíos entrantes y salientes. Los sistemas de gestión de inventario incluyen funciones de listado de inventario, gestión de recepción/emisión y lista de picking para ayudarle a llevar un recuento exacto del número de productos en stock.

Además, los sistemas de gestión de inventarios facilitan el intercambio del estado del inventario con todos los empleados, lo que aumenta la eficacia del trabajo y reduce la aparición de errores derivados de omisiones. Algunos sistemas de gestión de inventarios pueden añadir códigos QR o códigos de barras a los productos, que luego pueden ser leídos por un práctico terminal (terminal de recogida de datos) para una gestión eficaz del inventario.

5 ventajas de racionalizar la gestión del inventario

La racionalización de la gestión de inventarios y la automatización de las operaciones de almacén aportan ventajas como el aumento de la productividad y la capacidad de mantener los niveles de inventario sin exceso ni falta de existencias. En la siguiente sección se ofrece una explicación detallada de cada una de las cinco ventajas de una gestión más eficiente del inventario.

1. 1. Aumento de la productividad

Al racionalizar la gestión del inventario, es posible acortar el plazo de envío y reducir los costes de mano de obra y de otro tipo, lo que se traduce en un aumento de la productividad al tiempo que se orienta eficazmente a la captación de clientes. Además, disponer de los productos adecuados en el lugar adecuado evita errores de envío y reduce la mano de obra necesaria para gestionar las devoluciones.

2. Reducción del exceso de existencias

Cuando los datos de inventario y los recuentos reales se capturan y gestionan correctamente, se reduce el riesgo de tener un exceso de inventario, eliminando así costes innecesarios. Para evitar el exceso de inventario, es importante gestionar correctamente el inventario y supervisar los recuentos de inventario.

3. Comprender la situación del almacén y prevenir las carencias

Conocer el estado de las existencias en el almacén ayudará a prevenir las carencias y a mejorar las ventas de la empresa. En concreto, si sabe lo que ocurre en el almacén, podrá prevenir las carencias, lo que a su vez evitará la pérdida de oportunidades de venta y la mala calidad de los productos.

El inventario que queda enterrado debajo de otros productos puede considerarse desaparecido por ser difícil de localizar, lo que supone una pérdida de oportunidades de venta y posibles daños debidos a un almacenamiento prolongado.

4. Se puede ahorrar espacio de almacén eliminando residuos

Si no se gestiona el inventario, el almacén puede llenarse tanto de mercancías que no quede espacio para almacenarlas. No obstante, tener una idea clara de la situación de su almacén puede ayudarle a eliminar desperdicios, minimizar el espacio muerto y garantizar que los productos que necesita se almacenan en el lugar adecuado.

5. Almacenado correctamente, se mantiene la calidad del inventario

La aplicación de prácticas eficaces de gestión de inventarios es crucial para mantener la calidad de los productos. Establecer normas de flujo de trabajo claras, como "enviar los productos en orden de más antiguo a más reciente" y "controlar los periodos de almacenamiento para garantizar su exactitud", ayuda a garantizar el cumplimiento de los procedimientos adecuados. El almacenamiento a largo plazo del inventario conlleva riesgos como el deterioro, la acumulación de polvo y la infestación de insectos, que requieren una atención cuidadosa. Además, la humedad y la luz solar directa pueden provocar el deterioro del producto, lo que subraya la importancia de enviar los artículos con prontitud para minimizar la exposición. Si se da prioridad a estas medidas, se puede preservar la calidad del producto durante todo el proceso de gestión del inventario.

5 formas de resolver sus problemas de gestión manual de inventarios

Una gestión eficaz del inventario requiere una identificación y una gestión claras de las cantidades de productos, las ubicaciones y las condiciones de almacenamiento, todo ello de acuerdo con normas predefinidas. La integración de un sistema de gestión de almacenes permite minimizar los errores humanos y mejorar la calidad general de las operaciones. Para abordar y superar los retos de la gestión de inventarios, se recomiendan las cinco estrategias siguientes:

1. Crear normas y una gestión minuciosa

La clave de la gestión de inventarios es crear normas adecuadas a los métodos operativos de su empresa y hacer que sus empleados las cumplan a rajatabla.

Para crear reglas y resolver los problemas de gestión del inventario, primero hay que crear un manual y organizar el entorno del almacén. La primera regla que hay que establecer es la gestión de ubicaciones, que protege minuciosamente la ubicación del inventario y evita que se mezcle durante la recepción y el envío.

2. Implantar un sistema de gestión de almacenes

Los sistemas de gestión de almacenes (SGA) están equipados con funciones para gestionar el inventario, y en algunos casos, en comparación con la gestión manual, esto ha reducido el número de pedidos erróneos.

Además, la gestión de inventarios puede realizarse simplemente colocando códigos de barras en las estanterías y los productos y leyéndolos con un práctico terminal, lo que hace más eficaz el trabajo de picking. Si la introducción de un sistema de gestión de almacenes puede mejorar la rapidez del trabajo de los empleados y la calidad del mismo, cabe esperar que aumente la productividad.

Sin embargo, los sistemas de gestión de almacenes no sólo tienen ventajas, sino también posibles desventajas, como los elevados costes, que deben tenerse muy en cuenta. Por ejemplo, los costes de instalación, los costes de funcionamiento y los costes de mano de obra para sistematizar el inventario actual son costosos, por lo que la elección debe hacerse consultando el presupuesto.

A largo plazo, la introducción de un sistema resulta eficaz, ya que tiende a reducir los costes y gastos de mano de obra en comparación con las operaciones manuales realizadas por los empleados. Además, hay varios tipos de sistemas de gestión de almacenes disponibles, así que asegúrese de tener en cuenta dos cosas antes de elegir: qué funciones ofrecen y si se adaptan a su flujo de trabajo actual.

Por ejemplo, si un sistema ofrece funciones de gestión de inventario pero carece de compatibilidad con un terminal manual, su implantación no mejorará la eficacia de las comprobaciones del estado del inventario. Por lo tanto, es vital tener en cuenta el sistema de asistencia disponible tras la implantación. Es aconsejable informarse sobre el nivel de soporte proporcionado para resolver cualquier problema o dificultad que pueda surgir durante el funcionamiento del sistema. Asegurarse de que se dispone de un soporte sólido mejora la eficacia y el éxito generales de la implantación del nuevo sistema.

3. Comprender el inventario

Elabore una lista exhaustiva y obtenga una idea clara de dónde se almacena el inventario y la cantidad disponible. Es preferible tener acceso en tiempo real a esta información, sobre todo si la recepción y el envío se producen a diario. Los desajustes entre los datos de gestión y las cifras reales de inventario pueden provocar excesos o carencias en las existencias.

Además, dado que la gestión del inventario está relacionada con las ventas y las estrategias de gestión, un correcto conocimiento del inventario evitará que se pierdan oportunidades de negocio. La introducción manual de los recuentos de inventario puede dar lugar a errores humanos, por lo que es importante utilizar un sistema de gestión de almacenes o un sistema de gestión de inventario para realizar un seguimiento eficaz y preciso del inventario.

4. Preparación del entorno del almacén

Es muy importante mantener el almacén ordenado y limpio con regularidad. Un entorno de almacén limpio garantiza que los empleados se sientan bien en su trabajo y que se proteja la calidad de los productos. Descuidar la limpieza y el mantenimiento adecuados del almacén puede tener efectos adversos no solo para la salud de los empleados, sino también para la calidad de los productos, ya que unas condiciones ambientales deficientes pueden provocar contaminación.

La infestación de insectos también puede convertirse en un problema si el almacén no se mantiene en condiciones de limpieza, lo que puede provocar un descenso de la calidad de los productos y la pérdida de confianza de los clientes.

5. Organizar las estanterías y evitar que el inventario se mezcle

Si las estanterías pueden organizarse, los productos pueden enviarse de más antiguo a más reciente sin que se mezclen con otros productos, evitando así errores de envío y protegiendo la calidad.

En concreto, la numeración de las estanterías y la gestión de las ubicaciones facilitarán el seguimiento del inventario de cada producto. Además, asegúrate de concienciar a tus empleados de que sigan la norma de mantener los productos en una ubicación fija y, cuando manipulen productos para su recogida, no los coloquen en lugares aleatorios.

Gestionar eficazmente el inventario y evitar las confusiones permite ahorrar tiempo y mano de obra, mejorar la productividad y, en última instancia, reducir costes.

Conclusión

En este artículo hemos descrito en detalle la gestión de inventarios. En resumen, la gestión de inventarios es el proceso de mantener un número adecuado de artículos de inventario de los productos que se venden, en función de la situación.

Descuidar la gestión del inventario puede dar lugar a un exceso o a un déficit de existencias, con la consiguiente pérdida de oportunidades de venta y pérdidas por deshacerse del exceso de inventario. Una gestión adecuada del inventario es crucial para evitar problemas como la disminución de los beneficios y la productividad debido a la incapacidad de aplicar estrategias eficaces de gestión y ventas.

Por lo tanto, para gestionar adecuadamente el inventario, ¿por qué no intentar implantar un sistema de gestión de almacenes o un sistema de gestión de inventario para mejorar la eficiencia operativa? Además, algunas empresas ofrecen gestión de inventarios externalizada, lo que le permite gestionar el inventario incluso con falta de mano de obra.